Datenschutzbestimmungen
Diese Datenschutzbestimmungen kann durch spezifische, auf einzelne Agenten und Assistenten bezogene individuelle Datenschutzbestimmungen ersetzt oder ergänzt werden. Auf diese spezifischen Datenschutzbestimmungen wird in den jeweiligen Agenten und Assistenten verlinkt.
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung unserer KI-Agenten und Assistenten (nachfolgend Agenten) ist:
Convaise UG (haftungsbeschränkt)
Minervaweg 4
85586 Poing
E-Mail: kontakt@convaise.com
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Kontakt: datenschutz@convaise.com
Unsere Agenten erfassen mit jedem Aufruf durch eine betroffene Person (nachfolgend Nutzer) oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können:
- die verwendeten Browsertypen und Versionen,
- das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem,
- die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Agenten gelangt (sogenannte Referrer),
- das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite,
- eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse),
- der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
- und sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht Convaise keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um
- die Inhalte unserer Agenten korrekt auszuliefern,
- die Funktionalität unserer Agenten sicher zu stellen,
- die Inhalte unserer Agenten zu optimieren,
- die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Agenten zu gewährleisten sowie
- um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.
Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch Convaise daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.
Unsere Website verwendet Plausible Analytics, einen datenschutzfreundlichen Webanalysedienst der Plausible Insights OÜ (Västriku tn 2, 50403, Tartu, Estland). Plausible Analytics ermöglicht uns, anonyme statistische Auswertungen zur Nutzung unserer Website zu erstellen, ohne dabei personenbezogene Daten der Besucher zu erfassen oder Cookies zu setzen.
Welche Daten werden verarbeitet?
Plausible Analytics speichert keine personenbezogenen Daten und verwendet keine Cookies. Stattdessen werden ausschließlich aggregierte und anonymisierte Daten erfasst, darunter:
- Besuchte Seiten
- Verweildauer
- Herkunft des Besuchers (Referrer)
- Verwendeter Browser und Betriebssystem
Diese Informationen sind nicht auf einzelne Nutzer zurückzuführen und dienen ausschließlich der Verbesserung unserer Website.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt in der anonymen Analyse des Nutzerverhaltens, um unsere Website zu optimieren.
Hosting und Datenverarbeitung
Plausible wird in der EU (Deutschland) gehostet, und alle gesammelten Daten verbleiben innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Plausible finden Sie unter: https://plausible.io/data-policy.
Wir haben mit Plausible einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Während der Interaktion mit unseren Agenten haben Nutzer die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Diese werden analysiert, um automatisierte Antworten bereitzustellen. Zur Verbesserung der Antwortqualität werden Rückfragen und die dazugehörigen Antworten gespeichert. Nutzer sollten darauf achten, keine personenbezogenen Daten in Rückfragen einzugeben. Sollten dennoch personenbezogene Daten enthalten sein, werden diese von uns gelöscht.
Um die gewünschte Funktionalität unserer Agenten bereitzustellen und deren jeweiligen Einsatzzweck zu erfüllen, kann die Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten der Nutzer erforderlich sein.
Je nach Art des Agenten umfasst die Datenverarbeitung unter anderem:
- die Erfassung und Verarbeitung von Nutzereingaben zur Bereitstellung der gewünschten Funktionalität,
- die Speicherung und Weitergabe von Informationen an Schnittstellen des Auftraggebers des Agenten,
- die Übermittlung der Daten an Fachverfahren oder Systeme Dritter zur Weiterverarbeitung,
- die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten oder anderen digitalen Inhalten basierend auf den bereitgestellten Daten.
Sofern Agenten Dokumente (z. B. Formulare) erstellen oder bearbeiten, werden die dafür erforderlichen Daten in das jeweilige Dokument eingefügt und das Dokument gespeichert oder an die jeweilige Organisation, für die der Agent betrieben wird, weitergeleitet. Falls ein Dokument dem Nutzer zur Verfügung gestellt wird, geschieht dies über einen geschützten, personalisierten Downloadlink mit zeitlich begrenztem Zugriff.
Einige Agenten benötigen zusätzliche Dokumente von den Nutzern zur weiteren Verarbeitung. Die Nutzer können diese während der Konversation hochladen. Die hochgeladenen Dokumente werden gespeichert und im Rahmen der Konversation analysiert, verarbeitet und gegebenenfalls an Dritte zur Weiterverarbeitung weitergeleitet.
Sofern eine Weitergabe der Daten an Dritte oder externe Systeme erfolgt, wird dies in den spezifischen Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Assistenten transparent aufgeführt.
Während der Interaktion mit unseren Agenten haben Nutzer, je nach Agent, die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Diese werden analysiert, um automatisierte Antworten bereitzustellen. Zur Verbesserung der Antwortqualität werden Rückfragen und die dazugehörigen Antworten gespeichert. Nutzer sollten darauf achten, keine personenbezogenen Daten in Rückfragen einzugeben. Sollten dennoch personenbezogene Daten enthalten sein, werden diese von uns gelöscht.
Je nach Art des Agenten können zur Verarbeitung der Nutzereingaben und zur Bereitstellung der gewünschten Funktionalität unsere eigenen KI-Modelle sowie große Sprachmodelle (LLMs) verwendet werden. Die Nutzung der LLMs erfolgt weitestgehend stateless, das bedeutet, dass die Eingaben von den Modellbetreibern nicht dauerhaft gespeichert werden. Die verarbeitenten Daten werden nicht zum Training der großen Sprachmodelle genutzt.
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland und der Europäischen Union.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorschreiben.
- Generierte Dokumente, die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden, werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht, sofern sie nicht im Auftrag des Nutzers oder der Organisation gespeichert werden müssen.
- Hochgeladene Dokumente werden für die Dauer der Verarbeitung, längstens jedoch für 24 Stunden gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine anderweitige Speicherung notwendig ist.
- Rückfragen und automatisierte Antworten werden ausschließlich zu Analyse- und Optimierungszwecken gespeichert und nach Ende des Betriebs des Agenten gelöscht.
- Inhalte, die über LLMs verarbeitet werden, können zur Missbrauchsauswertung für einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen von den Modellbetreibern gespeichert werden.
Je nach Agent können abweichende Speicherzeiten vorliegen. Diese sind in entsprechenden Fällen in den spezifischen Datenschutzhinweisen des Agenten beschrieben.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern ein Agent personenbezogene Daten verarbeitet, wird die Einwilligung vor der Nutzung des Agenten ausdrücklich eingeholt und kann jederzeit durch den Nutzer widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die bereits erfolgte Verarbeitung der Daten, sondern wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen. Ohne eine Einwilligung kann die Nutzung bestimmter Funktionen möglicherweise eingeschränkt oder überhaupt nicht möglich sein.
Zur Bereitstellung unserer Services binden wir externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Dazu gehören insbesondere unsere Cloud-Dienstleister:
- Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland
- Telekom Deutschland GmbH, Landgrabenweg 151, 53227 Bonn, Deutschland
Alle Rechenzentren und Serverstandorte befinden sich in Deutschland oder der Europäischen Union. Die Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt die Europäische Union. Es findet keine Datenübertragung in die USA statt.
Wir haben mit allen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.
Darüber hinaus kann eine Weitergabe personenbezogener Daten an den Auftraggeber des Agenten sowie weitere Dritte, die im Auftrag des Auftraggebers tätig sind (z. B. IT-Dienstleister, Betreiber von Fachverfahren, usw.) erfolgen. Diese Empfänger agieren entweder als gemeinsam Verantwortliche oder eigenständige Verantwortliche gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Je nach Agent können abweichende Empfänger vorliegen. Diese sind in den entsprechenden Fällen in den spezifischen Datenschutzhinweisen des Agenten konkret beschrieben.
Sie haben gem. Art. 15 EU-DSGVO das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 Abs. 1 Hs. 2 EU-DSGVO genannten Informationen. Dazu zählen insbesondere der Zweck der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger, gegenüber denen Daten offengelegt worden sind oder noch werden, soweit möglich die geplante Dauer der Speicherung oder die Kriterien für die Dauer der Speicherung.
Sie haben gem. Art. 16 EU-DSGVO das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Sie haben gem. Art. 17 EU-DSGVO das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 EU-DSGVO zutrifft. Zu diesen Gründen gehört etwa, dass die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder sonst verarbeitet werden, nicht mehr notwendig sind.
Sie haben gem. Art. 18 EU-DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 EU-DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt. Dazu gehört etwa, dass Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten. Dann dürfen wir die Daten solange nur eingeschränkt verarbeiten, wie es dauert, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
Sie haben gem. Art. 20 EU-DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen d.h. einer anderen Stelle, die Daten verarbeitet, ohne Behinderung zu übermitteln, sofern die ursprüngliche Verarbeitung auf einer Einwilligung beruhte oder zur Durchführung eines Vertrages erforderlich war.
Sie haben gem. Art. 21 EU-DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, wenn diese Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) EU-DSGVO verarbeitet werden und Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer persönlichen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung von Daten zum Zwecke des Betreibens von Direktwerbung kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden. Personenbezogene Daten werden dann nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Das Widerspruchsrecht kann durch eine formlose Erklärung ausgeübt werden. Es genügt eine schriftliche Erklärung oder wahlweise eine E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse.
Sie haben gem. Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird nicht berührt. Das Widerrufsrecht kann durch eine formlose Erklärung ausgeübt werden. Es genügt eine schriftliche Erklärung oder wahlweise eine E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse. Ihre Einwilligung zur Verwendung von Cookies können Sie über unserem Banner zurückziehen, welcher Ihnen mit Aufrufen unserer Datenschutzerklärung angezeigt wird.
Sie haben gem. Art. 77 EU-DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Im vorliegenden Fall ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Tel.: +49 (0)981 180093-0
Die Convaise UG (haftungsbeschränkt) behält sich vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services oder Änderungen an unseren System oder Agenten.
Stand: Februar 2025